CREANDO ESPACIOS PROFESIONALES EN CASA

Si al principio pensaste: con Internet, puedo trabajar desde cualquier lugar. ¿Por qué no desde casa? posteriormente te encuentras con la realidad, cuando tu rincón de trabajo está lleno de papeles, juguetes de tus hijos y CD o DVD.

El adecuado diseño del puesto de trabajo está directamente relacionado con la productividad. Aplicado al que podría ser tu caso: trabajar en un espacio reducido y sin capacidad de almacenaje te hará perder mucho tiempo buscando el material, por no hablar de las posturas forzadas y el riesgo de sobrecarga muscular.

Cada vez es más grande el número de profesionales que deciden teletrabajar, es una tendencia que está en auge debido a las nuevas tecnologías y a la crisis.

Es por eso que hoy quiero daros algunos consejos prácticos de como podéis organizar vuestro paraíso laboral.

1º Consejo: Planteate ¿Recibirás clientes/proveedores en casa? Si la respuesta es sí, deberás adecuar toda una habitación como oficina, si la respuesta es no, te basta con tener un rincón en alguna habitación, teniendo en Teletrabajarcuenta posibles distracciones.

En caso de que no puedas apropiarte de una habitación para convertirla en despacho y recibir a clientes o proveedores, puedes optar por el alquiler de sala de reuniones o centros de coworking. Esta segunda opción es propicia no únicamente para reuniones sino para que determinadas horas al mes puedas compartir espacio con otros freelance y, poder generar sinergias laborales ampliando tu red de contactos.

2º Consejo: Es necesario que puedas definir un área de trabajo que te permita realizar tu actividad sin verte afectado por otros. No escojas una habitación que sea el punto de unión entre otras porque será una zona de paso.

Escoger la habitación contigua al comedor, supone escuchar conversaciones, la televisión, etc…. todo esto puede distraerte y no cree muy buena imagen profesional cuando mantengas conversaciones telefónicas o reuniones virtuales.

Para evitar estas situaciones es mejor que analices las habitaciones de tu casa y escojas la que mejor se adapte a tus condiciones.

Los datos más importantes a tener en cuenta para su ubicación ha de ser:

  • Seguridad: Has de tener en cuenta todos los consejos de seguridad para el teletrabajo. El Instituto de Salud e Higiene en el Trabajo recomienda elegir mobiliario ergonómico, dejar zonas de paso amplias y no sobrecargar los enchufes.
  • Aislamiento: Debería de tener pestillo o llave para controlar situaciones que puedan interrumpir el trabajo y proteger la confidencialidad de la tarea que se realiza.
  • Tranquilidad: Has de procurar que esté lo más apartada posible de zonas ruidosas como el salón y el nivel sonoro continuo debe ser lo más bajo posible y no superar los 55 dBA.

Si recibes muchos clientes y proveedores en tu casa, es mejor que pongas cierta distancia entre lo que es el área personal y el área profesional

3º Consejo: Ten en cuenta que necesitarás una serie de material básico para empezar con cualquier tipo de negocio como: un ordenador, impresora, móvil, almacenaje del material, etc…..

Analiza si será necesario instalar más enchufes, si necesitarás mejorar la iluminación, si disfrutas de ventilación, etc…. Has de tener en cuenta que pasarás muchas horas en ese rincón y necesitarás que sea confortable para que no influya en tu rendimiento profesional.

Utiliza colores con tonalidades neutras y suaves como base para crear espacios ligeros, serenos y que visualmente no recargan ni cansan la vista. Puedes permitirte introducir ciertas pinceladas de color que generen calidez y movimiento, sensaciones agradables a la hora de rendir y mejorar en tu actividad. Piensa que los contrastes excesivos transmiten nerviosismo y ausencia de atención.

4º Consejo: Realiza un boceto de la distribución, de esta forma tendrás claro las medidas de los muebles y el resultado que quieres lograr. Te ayudará a visualizar que tipo de mobiliario adquirir o reciclar para conseguirlo.

Una buena distribución y organización requieren una correcta planificación. Se práctico y apuesta solo por lo necesario. Siempre que sea posible, la mesa debe estar colocada a la ventana, pero no adelante, sino perpendicular a ella para que la luz no incida directamente.

Si no eres un manitas en el dibujo, existen múltiples herramientas online que te pueden ayudar a realizar ese boceto o simplemente puedes solicitar que un profesional te lo diseñe.

Es importante en el diseño de la oficina en casa, es la selección correcta de los muebles. No debe parecer extraño si se compara con el resto de la decoración en el hogar. Debes tratar de escoger aquellos que ocupan menos espacio y con un diseño atractivo y elegante.

Ten presente que el escritorio de trabajo y las sillas han de ser cómodas durante horas, no te cortes a la hora de probarlo en la tienda.

5º Consejo: Recuerda que el orden ayuda mucho a sentirse cómodo. Una habitación con suficiente espacio para moverse y donde el material sea fácilmente localizable.

Sobre la mesa, coloca una caja decorativa, con compartimentos que te ayudarán a colocar las pequeñas cosas como pueden ser las grapas, los clips, etc…

Además de tu silla, si recibes visitas pon dos sillas más para invitados. Es importante la iluminación, por lo que si no tienes unos buenos focos para iluminar la instancia cuenta con una lámpara de escritorio para cuando no dispongas de luz natural.

Es bueno poder disponer de una pequeña biblioteca donde dejar esos libros profesionales que pueden nutrirte empresarialmente o un armario para ocultar todos los archivos y carpetas.

No te olvides de disponer de un rincón dedicado a algunas herramientas importantes, tales como el fax, impresora y escaner. Es recomendable elegir esos componentes con la opción Wi-Fi, ya que te ahorrarás el alambre espiral alrededor de la casa (Contaminación electrónica).

¿Como es tu oficina en casa? ¿Añadirías algún consejo más?

 

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¿De que forma una Asistente Virtual Certificada puede ayudar a un profesional del Sector Inmobiliario?

Si usted pertenece al sector inmobiliario y al de la construcción, este post va a resultar de gran interés puesto que vamos a hablar de como una Asistente Virtual Certificada puede dar gran solución a las tareas que precisa el profesional del sector inmobiliario o de la construcción.

La Asistente Virtual Certificada de Bienes Raices (sector inmobiliario y construcción) puede encontrar las maneras más rápidas y menos costosas para promocionar su empresa del sector en línea.

Los agentes de bienes inmobiliarios y de la construcción son unos profesionales muy ocupados y agitados por sus negocios, que poco tiempo le quedan para las tareas cotidianas de administración y demás tareas de oficina como gestión de email, gestión de agenda, bases de datos…. en fin un sinfín de tareas que le quitan tiempo para lo que verdaderamente le importa que son las ventas.

Todos los profesionales del sector inmobiliario y de la construcción desean aumentar su productividad sin aumentar el personal ya que eso implica general más gastos.

Independientemente de si su empresa es grande o pequeña puede beneficiarse en gran medida de los servicios de una Asistente Virtual Certificada del sector inmobiliario y de la construcción ya que sus activos son mayores, tendrán a una persona en su equipo de trabajo pero sin cargos impositivos y obligaciones de personal que sufririan por contratar a una persona física en regimen de contingencias comunes o especiales. Tendrá el apoyo corporativo que usted y su empresa necesita, ya que minimiza el tiempo de reacción sobre los clientes a ser más productivo y maximiza los activos de su empresa, teniendo en su equipo una Asistente Virtual Certificada del Sector Inmobiliario y de la construcción.

Si desea crear un tándem exitoso ¡mire este video!

Como vera lo fácil que es que una Asistente Virtual Certificada del Sector Inmobiliario y la construcción le ayude donde usted no llega, ella lo hará por usted con profesionalidad, eficacia, desde un código ético y una formación continuada para implantar las mejore metodologías que su empresa precisa.

Esta listo para comenzar?

PARTE IV: ATENCIÓN AL CLIENTE Y FIDELIZACIÓN

Después de 3 post dedicados a la atención al cliente y su fidelización, hablando sobre las herramientas y lo fantástico que puede ser el externalizar ese servicio en manos de profesionales para diferenciarnos del resto de competidores, hoy quiero concluir este ciclo hablando de algo en lo que todos absolutamente como empresarios entendemos. LOS COSTES VS PRECIO.

atención al clienteNo es fácil obtener un análisis del funcionamiento del departamento de atención al cliente, ya que independientemente de obtener los costes directos e indirectos que tiene la empresa, si este departamento no funciona, nos aportará una visión sobre la viabilidad futura de la empresa.

¿Que són los costes directos? Son los que se producen en el día a día y desgraciadamente los únicos a los que se les suele prestar atención.

– Coste del tratamiento de reclamaciones.

– Coste de productos devueltos y de los abonos realizados.

– Coste de la política de relaciones públicas orientadas a corregir los errores cometidos.

¿Y los costes indirectos? Pues son aquellos que se producen a medio y largo plazo, por lo que son más elevados que los anteriores con la pérdida de imagen y competitividad que ello conlleva.

– Coste de la pérdida de clientes directamente afectados por los errores y la mala atención.

– Coste de la pérdida de clientes informados de fallos cometidos con otros clientes.

– Coste de captación de nuevos clientes, que sustituyan a los anteriores en la concepto-finanzas-empresariocartera de la empresa.

– Coste de la perdida de oportunidad de expasión de la empresa (este el mayor de todos).

Si analizamos toda esta lista de costes directos e indirectos llegaremos a una conclusión clara: la buena atención al cliente es un importante pilar de la empresa, y quizá pueda llegar a ser parte de tu éxito.

Independientemente de las características de la empresa y del sector, podemos indicar que es el departamento que tiene como principales objetivos el diferenciar a la empresa dentro de su mercado, así como crear una cultura corporativa capaz de vincular a todo el equipo humano en los objetivos empresariales, por muy pequeña que sea la empresa.

Es tal la importancia que estratégicamente se aconseja se externalice con una empresa independiente para no sufrir presión alguna. en el caso de que no pueda existir un departamento independiente, aconsejo se creen comités internos de trabajo formados por los departamentos de: marketing, ventas, finanzas, logística, producción…. de cara a marcar las pautas a seguir como si tuvieras un departamento propio con un equipo flexible y vanguardista en las ideas que permita evolucionar profesionalmente de forma paralela a las necesidades de los clientes.

virtual-assistantUn buen departamento de atención al cliente ha de trabajar en las áreas principales de actividad:

– Consecución y fidelización de los clientes.

– Minimizar el tiempo de servicio.

– Acelerar los cobros.

– Descubrir las áreas de mejora

– Nos marca las tendencias del mercado

– Mejora el control de la red de ventas

– Detectar rápidamente la entrada de la competencia

– Controlar precios de venta reales

– Actuar como fuente de información.

Es por ello, que si queremos cubrir perfectamente estás áreas os estoy aconsejando el que delegueis vuestro departamento de atención al cliente en Asistentes Virtuales Certificados puesto que un Call Center os va a proporcionar muchas carencias en este servicio ¿quien no se ha quejado de la atención al cliente de las compañias telefonicas, electricidad, agua o gas?

Si estáis pensando seríamente en externalizar este servicio o crearlo, teniendo en cuenta cuales vuestros costes directos e indirectos la pregunta clave que deberéis realizar es ¿cuanto estoy dispuesto a pagar por la satisfacción total de mi cliente y que me continúe comprando fielmente además de recomendarme?

Gracias a todos los asistentes a nuestro desayuno de trabajo

Como llevábamos unos días anunciando, mediante redes sociales y un pequeño e-mail marketing, esta mañana hemos celebrado un Desayuno de Trabajo en el cual hemos tratado “Como conseguir al mejor experto para impulsar tu negocio en cada momento” con la ayuda de nuestra colaboradora T-Conectamos.

Ponentes: Eva Gordo de FireLion y Albert Puig de T-ConectamosQueremos agradecer, la gran acogida que hemos tenido en Granollers con todos los asistentes y su gran interés en realizar preguntas para conocer de primera mano lo que es la Asistencia Virtual y de que forma puede ayudar de una forma estrategia a sus empresas.

Desde FireLion, estamos enormemente satisfechos de la posibilidad que nos han brindado desde el Forum d’Emprenedors – UEI Cerclem para poder ofrecer una de las muchísimas posibilidades que hoy en día existen para generar oportunidades empresariales gracias a las nuevas tecnologías y el cambio social que están originando.

Networking Desayuno de trabajoAdemás a todos los asistentes que han rellenado el correspondiente formulario, les vamos a regalar una breve consultoria online donde vamos a realizarles una mentoria para conocer de una forma personalizada que procesos pueden adaptar en sus empresas con la finalidad de potenciar el talento y conseguir una diferenciación importante respecto a su competencia.

Si habéis asistido presencialmente o seguido nuestro desayuno de trabajo viaPonencia FireLion T-Conectamos twitter, nos gustaría que nos pudierais comentar que os ha parecido el evento y vuestras conclusiones al respecto. ¿que puertas habéis abierto ante esta forma de trabajar?

Para finalizar, comentaros que en mitad de nuestra pequeña ponencia realizamos un coffe donde los asistentes pudieron realizar Networking ¡Y sabemos nuestra conexión realizó posibilidades de negocio gracias a este encuentro!

La especialización clave de diferencia

Hace mucho tiempo atrás, ser Asistente Virtual teniendo conocimientos en administración o secretariado ejecutivo junto un conocimiento tecnológico ya podía servirte para realizar tus primeros pinitos.

Pero la especialización, cada vez está más a la orden del día y eso requiere conocimientos y herramientas concretas que cualquiera no te puede formar para adentrarte en este mundo laboral. Es por ello que simplemente con esos dos factores, no te puedes poner a torear en el ruedo porque aunque sea una vaquilla va a terminar dándote una cornada y es cuando sale un cliente “escaldado de una mala experiencia”.

He llegado a la conclusión de que en España es más fácil encontrar alguien que diga ser secretaria virtual o Asistente Virtual que gotas de agua existe en el océano. ¿Cuantas veces hemos escuchado eso de “Si eres Asistente Virtual no te faltarán el trabajo”?.

Pues he de decir, que conozco a unas cuantas “Secretarias Virtuales”, que están buscando clientes de forma desesperada porque no consiguen contratación alguna e incluso nos envían sus CV para ver si las podemos contratar o nos solicitan información de que herramienta utilizar para desarrollar un servicio concreto ¿porque?

La certificación como clave de especialización

La certificación como clave de especialización

Sencillamente porque no existe especialización, no ofrecen ningún tipo de valor diferencial, no aportan conocimiento especifico alguno ya que decidieron adentrarse en esta aventura sin realizar la formación adecuada y menos todavía ampliarla a una especialización especifica dentro del área de servicio que pueden ofrecer.

El no estar especializado en un sector, materia o procedimiento concreto, es como ir a votar sin el carnet de identidad ¡no consigues realizar tu objetivo porque no hay nada que te identifique!

Creo que eso es lo que define mejor a un Asistente Virtual Certificada, está especializada y de una forma muy concreta. No únicamente tiene los conocimientos administrativos y tecnológicos necesarios para desarrollar servicio aportando un valor a quien la contrate, sino que además tiene una especialización muy concreta que la hace única y diferencial para cualquier organización que precise de esos servicios.

Un ejemplo claro, son los servicios de Community Manager. Sin entrar en discusiones de que hace o deja de hacer un profesional de esta matería, podremos encontrarnos Asistentes Virtuales que realizan este tipo de servicio y están además especializadas en un área concreta como puede ser consultoria, recursos humanos o turísmo por decir algo….. haciendo que su aportación sea muy diferencial siendo verdaderas entendidas en esa materia.

Este tipo de ejemplo, es lo que hace que un Asistente Virtual pueda dar un

El buen colaborador aporta valor a nuestra empresa.

El buen colaborador aporta valor a nuestra empresa.

valor mucho más allá a quien la contrate. Es por ello que los precios han de basarse en el valor que el comprador percibe por esta contratación y, es algo que el cliente ha de entender que consigue por su dinero.

Si estas buscando un Asistente Virtual para delegar tareas, por sencillas que te parezcan, mi consejo es que busques un aliado estratégico que permita aportar valor a tu negocio y que te alejes de centrar la decisión unicamente en el precio. La pregunta clave para la toma de decisión será ¿puede aportarme un valor diferencial de la competencia que me haga brillar?

Cuando las tareas administrativas generan oportunidades en las empresas

Las tareas, cuando son desarrolladas por expertos, directa e indirectamente generan ventajas competitivas en las empresas, independientemente de la estructura que posean.

Cuando una persona o grupo de personas deciden llevar adelante un nuevo proyecto, necesitan cubrir eficaz y eficientemente cada una de las obligaciones que se generan, desde el mismo momento que surge o nace la idea. Y, en lo que respecta a la administración de la empresa, la exposición de las operaciones que se generan para cumplir la normativa impuesta por los organismos oficiales, las liquidaciones de la seguridad social, los libros contables y la selección del personal, son una de las tantas obligaciones que deberían ser resueltas por personal eficiente.

Administrativa, asistente virtual

Administrativa, asistente virtual

Nuestra empresa obtendrá ventajas competitivas frente a otra que no está organizada administrativamente o no posea de personal eficiente. El contar con la información oportuna para la toma de decisiones, saber a quien conviene comprar, realizar un ciclo de seguimiento de ventas adecuado…., logra que las funciones de cada integrante de la organización sea más productivo para la empresa como un todo, son una de las tantas ventajas que obtiene un empresario que cuenta con administrativos bien formados o externalizar las tareas administrativas para que las desarrollen expertos en el área.

FireLion desde sus inicios se dedica a analizar, evaluar y definir procesos administrativos dentro de las diferentes organizaciones empresariales. Nos involucramos desde desarrollar las tareas de la administración, en aquellas empresas que por diferentes decisiones de sus propietarios no cuentan con área de administración, hasta asesorar y formar al personal profesional o no profesional que desarrolla este tipo de tareas.

Contar con personal profesional, así como contratar a expertos para que desarrollen las tareas de administración, genera oportunidades para su empresa.

UNA EXPERIENCIA RELIGIOSA

Cada vez que un posible cliente nos solicita información por los servicios que ofrecemos en FireLion Administrative Solutions, es más frecuente que lo hagan porque han sufrido una mala experiencia externalizando alguna tarea de su día a día.

Cuando un cliente contrata un Asistente Virtual Certificado, debería encontrarse bajo una verdadera experiencia religiosa en la calidad, y prestación de ese servicio despreocupándose totalmente por ello. Es por ello, que paga una calidad de servicio bajo un profesional que se ha formado expresamente para realizar una excelencia profesional.

Desgraciadamente, es cada vez más frecuente un fuerte intrusismo profesional que simplemente por tener una conexión a Internet y un ordenador, se denominan “Asistentes Virtuales”. Desconociendo totalmente la metodología, que se ha de realizar para poder ofrecer una excelencia profesional al servicio que han contratado, o simplemente indican están formados por haber asistido a un seminario de 2 horas.

Es por ello, que desgraciadamente nos estamos encontrando clientes que han pagado su entrada para recibir una experiencia religiosa y se han encontrado algo por el estilo…..

Una desastrosa mala interpretación de lo que significa realmente. Por triste que parezca, esta tesitura nos ha obligado a toda Asistente Virtual cualificada el ponernos la coletilla de “Certificada”, para que no nos terminen englobando dentro de un saco al que no pertenece en absoluto nuestra calidad profesional. Porque, por mucho que la letra sea la misma, el resultado del producto no es el mismo, ¿verdad?

Si estás pensando que por una mala experiencia, este tipo de servicio mejor no contratarlo. Yo desde este blog, te invito a que puedas pagar la entrada y disfrutar de algo como esto…..

¿Quieres compartir con nosotros alguna mala experiencia? ¿Como conseguiste contactar con el verdadero profesional que te soluciono tu problema?