CREANDO ESPACIOS PROFESIONALES EN CASA

Si al principio pensaste: con Internet, puedo trabajar desde cualquier lugar. ¿Por qué no desde casa? posteriormente te encuentras con la realidad, cuando tu rincón de trabajo está lleno de papeles, juguetes de tus hijos y CD o DVD.

El adecuado diseño del puesto de trabajo está directamente relacionado con la productividad. Aplicado al que podría ser tu caso: trabajar en un espacio reducido y sin capacidad de almacenaje te hará perder mucho tiempo buscando el material, por no hablar de las posturas forzadas y el riesgo de sobrecarga muscular.

Cada vez es más grande el número de profesionales que deciden teletrabajar, es una tendencia que está en auge debido a las nuevas tecnologías y a la crisis.

Es por eso que hoy quiero daros algunos consejos prácticos de como podéis organizar vuestro paraíso laboral.

1º Consejo: Planteate ¿Recibirás clientes/proveedores en casa? Si la respuesta es sí, deberás adecuar toda una habitación como oficina, si la respuesta es no, te basta con tener un rincón en alguna habitación, teniendo en cuenta posibles distracciones.

En caso de que no puedas apropiarte de una habitación para convertirla en despacho y recibir a clientes o proveedores, puedes optar por el alquiler de sala de reuniones o centros de coworking. Esta segunda opción es propicia no únicamente para reuniones sino para que determinadas horas al mes puedas compartir espacio con otros freelance y, poder generar sinergias laborales ampliando tu red de contactos.

2º Consejo: Es necesario que puedas definir un área de trabajo que te permita realizar tu actividad sin verte afectado por otros. No escojas una habitación que sea el punto de unión entre otras porque será una zona de paso.

Escoger la habitación contigua al comedor, supone escuchar conversaciones, la televisión, etc…. todo esto puede distraerte y no cree muy buena imagen profesional cuando mantengas conversaciones telefónicas o reuniones virtuales.

Para evitar estas situaciones es mejor que analices las habitaciones de tu casa y escojas la que mejor se adapte a tus condiciones.

Los datos más importantes a tener en cuenta para su ubicación ha de ser:

• Seguridad: Has de tener en cuenta todos los consejos de seguridad para el teletrabajo. El Instituto de Salud e Higiene en el Trabajo recomienda elegir mobiliario ergonómico, dejar zonas de paso amplias y no sobrecargar los enchufes.
• Aislamiento: Debería de tener pestillo o llave para controlar situaciones que puedan interrumpir el trabajo y proteger la confidencialidad de la tarea que se realiza.
• Tranquilidad: Has de procurar que esté lo más apartada posible de zonas ruidosas como el salón y el nivel sonoro continuo debe ser lo más bajo posible y no superar los 55 dBA.

Si recibes muchos clientes y proveedores en tu casa, es mejor que pongas cierta distancia entre lo que es el área personal y el área profesional

3º Consejo: Ten en cuenta que necesitarás una serie de material básico para empezar con cualquier tipo de negocio como: un ordenador, impresora, móvil, almacenaje del material, etc…..

Analiza si será necesario instalar más enchufes, si necesitarás mejorar la iluminación, si disfrutas de ventilación, etc…. Has de tener en cuenta que pasarás muchas horas en ese rincón y necesitarás que sea confortable para que no influya en tu rendimiento profesional.

Utiliza colores con tonalidades neutras y suaves como base para crear espacios ligeros, serenos y que visualmente no recargan ni cansan la vista. Puedes permitirte introducir ciertas pinceladas de color que generen calidez y movimiento, sensaciones agradables a la hora de rendir y mejorar en tu actividad. Piensa que los contrastes excesivos transmiten nerviosismo y ausencia de atención.

4º Consejo: Realiza un boceto de la distribución, de esta forma tendrás claro las medidas de los muebles y el resultado que quieres lograr. Te ayudará a visualizar que tipo de mobiliario adquirir o reciclar para conseguirlo.

Una buena distribución y organización requieren una correcta planificación. Se práctico y apuesta solo por lo necesario. Siempre que sea posible, la mesa debe estar colocada a la ventana, pero no adelante, sino perpendicular a ella para que la luz no incida directamente.

Si no eres un manitas en el dibujo, existen múltiples herramientas online que te pueden ayudar a realizar ese boceto o simplemente puedes solicitar que un profesional te lo diseñe.

Es importante en el diseño de la oficina en casa, es la selección correcta de los muebles. No debe parecer extraño si se compara con el resto de la decoración en el hogar. Debes tratar de escoger aquellos que ocupan menos espacio y con un diseño atractivo y elegante.

Ten presente que el escritorio de trabajo y las sillas han de ser cómodas durante horas, no te cortes a la hora de probarlo en la tienda.

5º Consejo: Recuerda que el orden ayuda mucho a sentirse cómodo. Una habitación con suficiente espacio para moverse y donde el material sea fácilmente localizable.

Sobre la mesa, coloca una caja decorativa, con compartimentos que te ayudarán a colocar las pequeñas cosas como pueden ser las grapas, los clips, etc…

Además de tu silla, si recibes visitas pon dos sillas más para invitados. Es importante la iluminación, por lo que si no tienes unos buenos focos para iluminar la instancia cuenta con una lámpara de escritorio para cuando no dispongas de luz natural.

Es bueno poder disponer de una pequeña biblioteca donde dejar esos libros profesionales que pueden nutrirte empresarialmente o un armario para ocultar todos los archivos y carpetas.

No te olvides de disponer de un rincón dedicado a algunas herramientas importantes, tales como el fax, impresora y escaner. Es recomendable elegir esos componentes con la opción Wi-Fi, ya que te ahorrarás el alambre espiral alrededor de la casa (Contaminación electrónica).

¿Como es tu oficina en casa? ¿Añadirías algún consejo más?

 

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RECOMENDACIONES LEGALES PARA LOS EMPRENDEDORES Y SUS START-UPS

Socio fundador de Fortuny Advocats

En este entorno donde las turbulencias económicas, financieras y político-sociales están al orden del día, el momento de recuperación económica parece todavía una incógnita. En este escenario, los emprendedores están de moda. Éstos se erigen como el motor para cambiar el modelo económico presente. Las start-ups son una esperanza para generar nuevos negocios, puestos de trabajo y, sobre todo, la ilusión de que más temprano que tarde veremos la luz y saldremos adelante.

Los emprendedores aportan nuevas ideas con una base creativa e innovadora. Ofrecen soluciones que satisfacen las necesidades de un consumidor cada vez más exigente y con un conocimiento elevado de las nuevas tecnologías. Ofrecen soluciones distintas y crean nuevos hábitos de consumo.

Con el fin de que la idea de negocio pase a ser una realidad, se recomienda enteramente realizar un Business Plan, con el objetivo de minimizar los riesgos y establecer unos objetivos y estrategia clara para los distintos departamentos que formaran la empresa.

El Business Plan es la declaración formal de los objetivos del nuevo negocio, recogidos en los distintos planes de Marketing, Comercial, Operaciones, Finanzas y Recursos Humanos, sin olvidar el Plan Jurídico-Fiscal. Esta última parte legal suele ser la más olvidada para los emprendedores. Sin embargo, es importante tener claro los aspectos jurídicos a tener en cuenta, no sólo para que la empresa sea viable desde una perspectiva legal sino también para asegurar la buena marcha económica y fiscal de la misma. Cuando una start up se crea es importante que tenga un entorno legal muy bien definido, puesto que cuando se pasa al lanzamiento y fase de expansión, el no tener hilos bien atados desde un principio puede provocar más de un fracaso empresarial.

Los aspectos legales pueden variar en función del tipo de empresa y sector. Por este motivo, recomendamos contar siempre el asesoramiento técnico de un abogado especialista en nuevas empresas o start-ups, con experiencia y una visión amplia, no sólo legal, sino también empresarial y comercial.

A modo resumen, en el Plan Jurídico-Fiscal del Business Plan para una start up deberemos considerar los siguientes aspectos legales:

1. Forma jurídica y constitución legal. En este punto, es indispensable determinar la forma jurídica adecuada para la nueva empresa. Existen múltiples opciones y debemos escoger la alternativa que mejor convenga para la nueva idea de negocio, teniendo en cuenta también el grado de responsabilidad del empresario (responsabilidad limitada o ilimitada) y la fiscalidad aplicable. Las formas jurídicas más habituales son: empresario individual, sociedad limitada, sociedad anónima, sociedad civil privada o cooperativa.
2. Licencias, permisos y obligaciones registrales. Se deberá tener en cuenta si es necesario obtener licencias y permisos para la apertura del nuevo negocio, así como la información contable necesaria para su gestión. Recomendamos la formalización de un calendario para la legalización del negocio, con el fin de ajustar el tema burocrático con los timings de lanzamiento de la nueva idea en el mercado.
3. Recursos humanos. Perfil y contratación de colaboradores. Se deberá tener en cuenta la relación contractual entre el empresario y el trabajador, determinando los tipos de contratos aplicables a cada perfil y los costes laborales asociados.
4. Patentes y marcas. Protección y explotación de la propiedad intelectual y/o industrial, así como de signos distintivos. Antes de lanzar la idea al mercado, es imprescindible registrar la marca, nombre comercial, logo y eslogan. Si es el caso, se deberá patentar también el producto o servicio para garantizar su protección legal.
5. LOPD. Adaptación a la normativa de protección de datos vigente.
6. Nuevas tecnologías. Derecho Digital, también denominado Derecho TMT (Technology, Media and Telecommunications). Si se dispone de página web y/o webshop será indispensable recibir asesoramiento legal acerca de las nuevas tecnologías de la información y comunicación (TIC), incluyendo la normativa legal que regula los canales electrónicos, compra online, redes sociales y privacidad.
7. Fiscalidad.

• Fiscalidad nacional e internacional aplicable. Asesoramiento fiscal.
• Obligaciones fiscales. Detalle de las obligaciones fiscales de la empresa:

i.      IRPF (impuesto sobre la Renta de Personas Físicas).

ii.      IS (impuesto de Sociedades).

iii.      IVA (impuesto sobre el Valor Añadido).

iv.      Otros impuestos.

8. Cobertura de responsabilidades. Se deberán detallar los seguros obligatorios que son necesarios contratar para la buena marcha del negocio. Se deberán tener en cuenta también otros tipos de coberturas, que no por no ser obligatorias puedan dejar de ser interesantes.

Finalmente, si la idea de negocio progresa y se empiezan a conseguir buenos resultados, será importante también recibir asesoramiento legal en los siguientes aspectos:

1. Planes de internacionalización de la empresa. 
2. Planes de stock options e incentivos para empleados clave.
3. Obtención y firma de alianzas estratégicas.
4. Procesos de financiación, acuerdos de inversión y pactos entre socios y accionistas.

5. Fusiones y Adquisiciones: MBO/MBI, LBO/LBI, BIMBO, Capital Riesgo, Reorganización, Joint Ventures.
6. Asesoramiento a business angels, venture capital y capital riesgo.
7. Soporte legal en salidas al Mercado Alternativo Bursátil.

A modo resumen, destacar que el asesoramiento jurídico continuado es la mejor forma para garantizar la legalidad de la empresa y acometer así los objetivos marcados. En este sentido,  aconsejamos una alianza estratégica con un partner jurídico con el fin de obtener asesoramiento continuado y visión legal en todas y cada una de las decisiones que adoptemos como emprendedores.

Miquel Fortuny

Fortuny Advocats

PARTE IV: ATENCIÓN AL CLIENTE Y FIDELIZACIÓN

Después de 3 post dedicados a la atención al cliente y su fidelización, hablando sobre las herramientas y lo fantástico que puede ser el externalizar ese servicio en manos de profesionales para diferenciarnos del resto de competidores, hoy quiero concluir este ciclo hablando de algo en lo que todos absolutamente como empresarios entendemos. LOS COSTES VS PRECIO.

No es fácil obtener un análisis del funcionamiento del departamento de atención al cliente, ya que independientemente de obtener los costes directos e indirectos que tiene la empresa, si este departamento no funciona, nos aportará una visión sobre la viabilidad futura de la empresa.

¿Que són los costes directos? Son los que se producen en el día a día y desgraciadamente los únicos a los que se les suele prestar atención.

– Coste del tratamiento de reclamaciones.

– Coste de productos devueltos y de los abonos realizados.

– Coste de la política de relaciones públicas orientadas a corregir los errores cometidos.

¿Y los costes indirectos? Pues son aquellos que se producen a medio y largo plazo, por lo que son más elevados que los anteriores con la pérdida de imagen y competitividad que ello conlleva.

– Coste de la pérdida de clientes directamente afectados por los errores y la mala atención.

– Coste de la pérdida de clientes informados de fallos cometidos con otros clientes.

– Coste de captación de nuevos clientes, que sustituyan a los anteriores en la cartera de la empresa.

– Coste de la perdida de oportunidad de expasión de la empresa (este el mayor de todos).

Si analizamos toda esta lista de costes directos e indirectos llegaremos a una conclusión clara: la buena atención al cliente es un importante pilar de la empresa, y quizá pueda llegar a ser parte de tu éxito.

Independientemente de las características de la empresa y del sector, podemos indicar que es el departamento que tiene como principales objetivos el diferenciar a la empresa dentro de su mercado, así como crear una cultura corporativa capaz de vincular a todo el equipo humano en los objetivos empresariales, por muy pequeña que sea la empresa.

Es tal la importancia que estratégicamente se aconseja se externalice con una empresa independiente para no sufrir presión alguna. en el caso de que no pueda existir un departamento independiente, aconsejo se creen comités internos de trabajo formados por los departamentos de: marketing, ventas, finanzas, logística, producción…. de cara a marcar las pautas a seguir como si tuvieras un departamento propio con un equipo flexible y vanguardista en las ideas que permita evolucionar profesionalmente de forma paralela a las necesidades de los clientes.

Un buen departamento de atención al cliente ha de trabajar en las áreas principales de actividad:

– Consecución y fidelización de los clientes.

– Minimizar el tiempo de servicio.

– Acelerar los cobros.

– Descubrir las áreas de mejora

– Nos marca las tendencias del mercado

– Mejora el control de la red de ventas

– Detectar rápidamente la entrada de la competencia

– Controlar precios de venta reales

– Actuar como fuente de información.

Es por ello, que si queremos cubrir perfectamente estás áreas os estoy aconsejando el que delegueis vuestro departamento de atención al cliente en Asistentes Virtuales Certificados puesto que un Call Center os va a proporcionar muchas carencias en este servicio ¿quien no se ha quejado de la atención al cliente de las compañias telefonicas, electricidad, agua o gas?

Si estáis pensando seríamente en externalizar este servicio o crearlo, teniendo en cuenta cuales vuestros costes directos e indirectos la pregunta clave que deberéis realizar es ¿cuanto estoy dispuesto a pagar por la satisfacción total de mi cliente y que me continúe comprando fielmente además de recomendarme?

PARTE II: ATENCIÓN AL CLIENTE Y FIDELIZACIÓN

Siguiendo con la atención al cliente y su fidelización, indicaros que las empresas que disponen de un departamento de atención al cliente (sea del tipo que sea, algunas sólo telefónico otras solo por e-mail e incluso algunas directamente, estas suelen ser las que están a pie de calle por las características de su negocio (tiendas, talleres, agencias, es decir trato directo con el cliente), le dan a la empresa un valor añadido porque facilitan al cliente la labor de reclamación e información cuando lo necesitan y eso hace que éste se sienta atendido ante cualquier problema por personal cualificado y recibida respuesta a sus peticiones en tiempo y forma adecuados.

Conseguiremos que el cliente tenga una confianza mayor en nuestra empresa porque le estarás garantizando un departamento donde recurrir, en caso de necesitarlo. Con frecuencia sucede que las empresas que no disponen de personal dedicado a las tareas de atención al cliente, deriven a comercial y marketing estas gestiones que acaban por no gestionarse y eso le supone a la empresa la pérdida de un cliente y lo que es peor un cliente descontento que es una fuente de críticas por su descontento y lo que seguramente es un caso aislado puede convertirse, por boca de un cliente enfadado en la generalidad. La imagen y marca de la empresa se ve muy afectada por la mala gestión o no gestión de la calidad.

Para finalizar, comentaros, que es muy importante que se le dé un especial atención y tratamiento a todo lo recibido por organismos oficiales y organizaciones de atención al consumidor (procurar mantener un dossier actualizado para informar a vuestro Asistente Virtual de las novedades legislativas en este aspecto para que os pueda realizar el mejor servicio), estos expediente se deben responder en los plazos que nos marcan los organismos en las notificaciones (no olvidemos que vienen certificadas y con acuse de recibo) que recibimos. Hay definidas una serie de organizaciones de atención al consumidor que realizan los servicios de intermediación entre cliente y empresa (en el caso de asistencia virtual podemos encontrar ASEVIR como centro intermediador de cualquier Asistente Virtual Certificada y además asociada) y en muchos casos agilizan y consiguen soluciones satisfactorias para ambas partes sin necesidad de llegar a niveles judiciales.

Es por ello que como complemento a vuestro departamento de atención al cliente, recomiendo que se disponga de un departamento de Asesoría Jurídica para que decidan en estas cuestiones que es lo mejor. En caso de tratarse de empresas pequeñas lo podéis subcontratar con despachos jurídicos recomendablemente ( desde FireLion os recomendamos dos opciones: Circulo Legal y Fortuny Advocats por su amplia cobertura en territorio nacional e internacional) suelen facturar por expediente pero que también podéis negociar una cuota mensual para un asesoramiento continuado, según el caso de vuestro interés.

En el próximo post, entraré más profundamente a hablaros del CRM y de sus virtudes para este departamento y el resto de vuestra organización empresarial por pequeña que sea.

PARTE I: ATENCIÓN AL CLIENTE Y FIDELIZACIÓN

La atención al cliente, se ha convertido en una poderosa arma de Marketing, por lo que vamos a ver en qué consiste este servicio, normalmente formado en un departamento aparte del de Marketing o dependiente de él, cuando se está desarrollando.

Debido a lo amplio de este tema, he decidido repartir lo en varios post que podréis ir leyendo a lo largo de estos días.

Este departamento suele estar divido en dos partes:

«Front Office»: Plataforma con operadores de atención telefonica y gestión del correo electrónico (las empresas suelen dar como medio de contacto nº de teléfono 902 y un correo electrónico) en este departamento se localizan teleoperadores supervisados por un jefe de servicio que controla el nivel de atención en calidad, tiempos de llamada y % de llamada atendida. Las tareas que se derivan suelen ser de dos tipos: contratación e información del producto, es decir se convierte en un canal de venta más.

«Back office»: donde van las tareas administrativas y las incidencias como pueden ser solicitud de facturas, gestión del correo electrónico, reclamaciones, etc….. (se suele derivar a Asistentes Virtuales Certificados por su alta especialización en esa materia)

Este servicio por lo general se realiza en plataformas de atención telefónica o Call center, por falta de conocimiento de las grandes capacidades que realiza un Asistente Virtual y la posibilidad de contratar una «Virtual Office». Derivando este servicio se consigue dar una imagen mucho más profesional y cubre un número de gestiones a la vez mucho mayor, dependiendo del volumen del negocio soportadas por un número determinado de teleoperadores (para niveles de venta muy básicos) o Asistentes virtuales (para niveles de venta más especializados).

Esta gestión podeis realizarla de varias maneras, centralizando todo a un mismo punto geográfico (suele ser un coste más elevado) o puede utilizarse la modalidad del «Outsourcing», es decir externalizar una parte o por completo el servicio (con una reducción de costes considerable).

Normalmente cuando se decide externalizar se comienza con la más sencilla de gestionar (información y contratación) y poco a poco se va pasando la parte de back office (gestiones varias: administrativas, comerciales, calidad….), este traspaso depende de las necesidades, características y presupuesto de cada empresa.

Sea cual sea vuestra opción, es muy importante preparar un dossier comercial con las especificaciones del producto o servicio para que vuestras Asistentes Virtuales puedan conocer al máximo vuestra empresa y dar el mejor asesoramiento posible a vuestros clientes.

En los departamentos de atención al cliente se consigue una calidad óptima teniendo unos niveles de atención y gestión muy controlados, estos oscilan mucho en función del producto que se gestiona no es igual hacer un alquiler de un vehículo que comprar un viaje con diferentes servicios. Es muy importante estar al tanto de lo que marca la ley en cada momento para definir el tipo de numeración que destinamos para el servicio de atención al cliente. Los 902 son los más habituales y su coste es similar a una llamada interurbana, los 807 son números que no son actos para las gestiones postventa solo para la venta y los 93-91…. son los más deseados por los clientes teniendo en cuenta que con la contratación del ADSL tienen la emisión de llamadas bajo tarifa plana por lo que es más propicio el que contacte y nos puede dar una imagen de proximidad hacia nuestro PO en algunos casos.

Además siempre es recomendable el proporcional un canal alternativo para dicha opción de compra como puede ser una web, oficinas de cara al público, etc…

Los niveles que deben controlarse con más cuidado son. «TMO» o tiempo medio de operación (no deben exceder de 3 minutos en casos de números de coste elevado para el cliente) y % de llamada atendida (Debe rondar entre el 93 y 95%).

Además de la atención vía telefónica en los departamentos de atención al cliente es habitual que se realicen gestiones vía correo electrónico, en estos casos los tiempos de respuesta también son de gran importancia (debe hacerse una gestión y contestación del correo diaria). La respuesta a las reclamaciones, ya entren por vía telefónica, electrónica o correo ordinario se deben agilizar y formalizar en tiempo y forma al máximo, para estos nos sirve de gran ayuda la herramienta de la que hemos hablado en otras ocasiones CRM, por el grado de organización y conjunción que da a las gestiones y departamentos que puedan estar implicados en un mismo expediente.

FORMAR UN BUEN EQUIPO

Se trata de razones muy simples. Un buen equipo es la manera más poderosa de desarrollar al individuo y maximizar el rendimiento empresarial. Según Anthony Montebello y Victor Buzzota: «Las compañias dispuestas a repensar los viejos métodos y a formar equipos pueden beneficiarse incrementando la calidad y la productividad, y desarrollar una fuerza laboral motivada y comprometida». Tom Peters dijo: «Advierto que el poder del equipo es tan grande que a menudo resulta sensato infringir el sentido común e imponer una estructura de equipo a casi todas las compañías….de ese modo lograrán una mayor concentración, una orientación más marcada hacia la tarea, más innovaciones y un mayor compromiso por parte del individuo».

La investigación realizada por la American Society of Training and Development reveló que aquellas compañías que habían basado su enfoque en el equipo mejoraron la productividad, la calidad, la clientela y la satisfacción en el trabajo. Además, incrementaron la capacidad de los miembros del equipo para resolver sus propias disputas. Por ultimo, según los resultados de la investigación presentados por A.J.Romiszowski en su libro Producing Instructional Systems, todo buen equipo contribuye a que cada individuo sea más inteligente, creativo y sociable y tenga una personalidad más completa y armoniosa.

Hoy en día siendo la era de la comunicación, la información y las nuevas tecnologías, el ser un empresario individual, emprendedor o pequeña empresa no es una escusa para poder disfrutar de un equipo que nos ayude a impulsarnos en las metas más altas.

Si estás interesado en saber «Como conseguir al mejor experto para impulsar tu negocio en cada momento», el próximo 20 de Marzo FireLion Administrative Solutions y    T-Conectamos os invitamos a desayunar.

En este desayuno de trabajo hablaremos sobre:

– Beneficios del teletrabajo

– Tipo de actividades que se pueden realizar virtualmente

– Herramientas básicas de control

– Gestión Virtual

Además, como sabemos la importancia que existe hoy en día a la colaboración entre empresas os ofrecemos un coffe y una breve sesión de Networking para terminar la jornada.

¿Cuando? El 20 de Marzo de 2013 de 9:30 a 11:00 de la mañana

¿Donde? En la Sede de la Unión Emprearial Intersectorial – Cercle d’Empresaris que está en Avenida Europa, 21 de Granollers

¿Que Coste tiene? Es totalmente gratuito, tanto el material como el desayuno corre de nuestra cuenta.

¿Como asistir? Únicamente tienes que inscribirte en este enlace

¡Estaremos a tu disposición para darte las herramientas de crecimiento empresarial de esta nueva era!

La especialización clave de diferencia

Hace mucho tiempo atrás, ser Asistente Virtual teniendo conocimientos en administración o secretariado ejecutivo junto un conocimiento tecnológico ya podía servirte para realizar tus primeros pinitos.

Pero la especialización, cada vez está más a la orden del día y eso requiere conocimientos y herramientas concretas que cualquiera no te puede formar para adentrarte en este mundo laboral. Es por ello que simplemente con esos dos factores, no te puedes poner a torear en el ruedo porque aunque sea una vaquilla va a terminar dándote una cornada y es cuando sale un cliente «escaldado de una mala experiencia».

He llegado a la conclusión de que en España es más fácil encontrar alguien que diga ser secretaria virtual o Asistente Virtual que gotas de agua existe en el océano. ¿Cuantas veces hemos escuchado eso de «Si eres Asistente Virtual no te faltarán el trabajo»?.

Pues he de decir, que conozco a unas cuantas «Secretarias Virtuales», que están buscando clientes de forma desesperada porque no consiguen contratación alguna e incluso nos envían sus CV para ver si las podemos contratar o nos solicitan información de que herramienta utilizar para desarrollar un servicio concreto ¿porque?

La certificación como clave de especialización

Sencillamente porque no existe especialización, no ofrecen ningún tipo de valor diferencial, no aportan conocimiento especifico alguno ya que decidieron adentrarse en esta aventura sin realizar la formación adecuada y menos todavía ampliarla a una especialización especifica dentro del área de servicio que pueden ofrecer.

El no estar especializado en un sector, materia o procedimiento concreto, es como ir a votar sin el carnet de identidad ¡no consigues realizar tu objetivo porque no hay nada que te identifique!

Creo que eso es lo que define mejor a un Asistente Virtual Certificada, está especializada y de una forma muy concreta. No únicamente tiene los conocimientos administrativos y tecnológicos necesarios para desarrollar servicio aportando un valor a quien la contrate, sino que además tiene una especialización muy concreta que la hace única y diferencial para cualquier organización que precise de esos servicios.

Un ejemplo claro, son los servicios de Community Manager. Sin entrar en discusiones de que hace o deja de hacer un profesional de esta matería, podremos encontrarnos Asistentes Virtuales que realizan este tipo de servicio y están además especializadas en un área concreta como puede ser consultoria, recursos humanos o turísmo por decir algo….. haciendo que su aportación sea muy diferencial siendo verdaderas entendidas en esa materia.

Este tipo de ejemplo, es lo que hace que un Asistente Virtual pueda dar un

El buen colaborador aporta valor a nuestra empresa.

valor mucho más allá a quien la contrate. Es por ello que los precios han de basarse en el valor que el comprador percibe por esta contratación y, es algo que el cliente ha de entender que consigue por su dinero.

Si estas buscando un Asistente Virtual para delegar tareas, por sencillas que te parezcan, mi consejo es que busques un aliado estratégico que permita aportar valor a tu negocio y que te alejes de centrar la decisión unicamente en el precio. La pregunta clave para la toma de decisión será ¿puede aportarme un valor diferencial de la competencia que me haga brillar?

Aumenta tu eficiencia con la «Técnica Pomodoro»

Seguramente en más de una ocasión has tenido uno de esos días en los que te pones a trabajar y no logras ser eficiente porque no puedes concentrarte para realizar el trabajo que tienes planificado. Seguramente te sentirás inquieto y hasta nervioso, tienes tareas que hacer pero no te decides a empezar una porque estas disperso y con la cabeza alborotada. ¿Te suena esta situación? ¿Consigues vencer esos momentos?

Hoy te quiero hablar sobre la Técnica Pomodoro que te ayudará a ser más eficiente y aumentar tu capacidad de atención. Esta técnica no únicamente te ayudará a facilitar tu concentración sino también a realizar tus tareas díarias ¿En qué consiste?

Remontándonos en la historia, en la década de los 80 la inventó Francesco Cirillo que cuenta con muchísimos seguidores que la utilizan a diario como forma habitual de trabajo, y no únicamente cuando nos encontramos con uno de esos días dificiles. En FireLion, sin ir más lejos la utilizamos muy a menudo ¡Y obtenemos grandes resultados de eficiencia!

Para empezar a comprender esta técnica, la podemos resumir en dos ideas principales:

1. Las tareas se hacen en bloques de tiempo de 25 minutos.

2. Cada 25 minutos tienes que hacer un breve descanso de 5 minutos.

Esta técnica puedes empezar a practicarla de forma inmediata porque apenas hay curva de aprendizaje y necesitas muy poco para ponerla en marcha.

Una vez seleccionada la tarea con la que nos vamos a poner a trabajar, debemos analizar si es una tarea mediana o grande ¿te llevará más de 25 minutos? Si es así entonces la dividiremos en bloques menores.

El siguiente paso es fijar el temporizador a 25 minutos y ponerlo en marcha. Durante ese tiempo realizaremos la tarea sin parar, totalmente despreocupados del reloj y de cualquier tipo de interrupción como el teléfono o consultas de compañeros.

Una vez trascurrido el tiempo, en cuanto suene la alarma, paras inmediatamente y haces una pausa de 5 minutos para posteriormente continuar trabajando en el siguiente bloque de 25 minutos.

Al cabo de dos horas, es decir 4 bloques de 25 minutos, deberemos realizar un descanso más prolongado de entre 15 a 20 minutos.

Evidentemente necesitarás un reloj con cuenta regresiva para fijar, iniciar, pausar y reiniciar tantos bloques de 25 minutos como las pausas de 5 minutos.

Originariamente se utilizaba el famoso temporizados de cocina, que más de uno tendrá en casa, en forma de tomate (De ahí el nombre de la técnica). Pero puedes utilizar desde un reloj convencional hasta una aplicación de escritorio o una aplicación web.

La Técnica Pomodoro es mucho más de lo que he contado. Sólo hemos trazado unas lineas generales suficientes para empezar con ella desde este mismo momento. Si te interesa profundizar puedes descargarte gratuitamente el ebook.

Esta técnica puede resultarte complementaria a tus otros hábitos de trabajo siendo de ayuda para desatascar un día complicado. ¿Y vosotros que técnicas de eficiencia realizais para salvar esos días complicados?

UNA EXPERIENCIA RELIGIOSA

Cada vez que un posible cliente nos solicita información por los servicios que ofrecemos en FireLion Administrative Solutions, es más frecuente que lo hagan porque han sufrido una mala experiencia externalizando alguna tarea de su día a día.

Cuando un cliente contrata un Asistente Virtual Certificado, debería encontrarse bajo una verdadera experiencia religiosa en la calidad, y prestación de ese servicio despreocupándose totalmente por ello. Es por ello, que paga una calidad de servicio bajo un profesional que se ha formado expresamente para realizar una excelencia profesional.

Desgraciadamente, es cada vez más frecuente un fuerte intrusismo profesional que simplemente por tener una conexión a Internet y un ordenador, se denominan «Asistentes Virtuales». Desconociendo totalmente la metodología, que se ha de realizar para poder ofrecer una excelencia profesional al servicio que han contratado, o simplemente indican están formados por haber asistido a un seminario de 2 horas.

Es por ello, que desgraciadamente nos estamos encontrando clientes que han pagado su entrada para recibir una experiencia religiosa y se han encontrado algo por el estilo…..

Una desastrosa mala interpretación de lo que significa realmente. Por triste que parezca, esta tesitura nos ha obligado a toda Asistente Virtual cualificada el ponernos la coletilla de «Certificada», para que no nos terminen englobando dentro de un saco al que no pertenece en absoluto nuestra calidad profesional. Porque, por mucho que la letra sea la misma, el resultado del producto no es el mismo, ¿verdad?

Si estás pensando que por una mala experiencia, este tipo de servicio mejor no contratarlo. Yo desde este blog, te invito a que puedas pagar la entrada y disfrutar de algo como esto…..

¿Quieres compartir con nosotros alguna mala experiencia? ¿Como conseguiste contactar con el verdadero profesional que te soluciono tu problema?

Adquiere el Kit de superviviencia empresarial

Cada día, tomamos centenares de decisiones. Desde la hora a la que ponemos el despertador, el menú que vamos a comer o la ropa que nos vamos a poner. el mundo empresarial no es una excepción. Nos encontramos en un momento difícil y justo ahora, cada decisión que tomamos y acción derivada valen su peso en oro.

No existe margen para el error y las decisiones se han de tomar rápidas y acertadas. Los sistemas informáticos sobre los cuales se sustentan estas decisiones han de ser fiables disponibles y fáciles de utilizar. Disponer de estos sistemas es fundamentar en la empresa, pero no siempre se dispone, y no me refiero únicamente de la herramienta y la tecnología, sino del conocimiento, sobretodo de las personas que lleven a buen puerto estos sistemas.

Es hora de adquirir nuestro Kit de supervivencia empresarial, sin excusas, puesto que actualmente estamos en una guerrilla y necesitamos defendernos.

Contar con profesionales que puedan guiar el barco, sortear icebergs u otros obstáculos es del todo necesario. Este es el principio del Business Intelligence.

Si eres una pequeña pyme o empresario individual, es preciso que te armes y tomes notas de lo que vas a necesitar para tener tu kit preparado para hacer frente a la situación en cualquier momento.

1. Informatizate lo mejor posible: El estar informatizado no significa realizar una gran inversión, por mucho que se considere lo contrario. Centrate en las soluciones Free y de código libre, o piensa en el Cloud computing para lograrlo.

Para conseguir tener tu empresa bien informatizada, existen tres herramientas que te van a resultar necesarias y de mucha utilidad. El famoso CRM + ERP mencionados en «Analizas tu cartera de clientes?» y el Business Intelligence.

Estas tres herramientas informáticas, has de tener en cuenta que han de crecer a medida que va creciendo tu empresa por lo que has de estudiar bien las opciones que existen en el mercado y como se llegan a amoldar a tu actividad empresarial.

2. Asesor Financiero: Si lo tuyo no son los números, las cuentas, las negociaciones con los bancos…… Lo mejor que puedes hacer para poder sacar un mejor rendimiento es contratar los servicios de un Asesor Financiero. Este profesional, que puede perfectamente ofrecerte un servicio programado de forma esporádica podrá sentarse contigo.

Analizará el estado de cuentas de tu empresa, si lo contratas como ofrecemos desde FireLion de forma Virtual podrá realizarte las simulaciones necesarias en el Business Intelligence y ofrecerte sus interpretaciones al respecto para clarificarte la toma de decisiones, renegociar los intereses o lineas de crédito con tus entidades bancarias y sobre todo «hacerte ver desde una mirada fría la situación de tu empresa para tomar la mejor decisión al respecto».

3. Un Asesor en Marketing: No solo consiste en salir a la calle a picar puertas para vender, o quemar la batería del teléfono realizando llamadas. Las acciones comerciales han de ir acompañadas de una buena acción de marketing para hacer llegar a tu público objetivo el producto o servicio que ofreces haciendo crecer la necesidad por comprarlo.

El planificar donde vas a invertir para publicidad, que tipo de publicidad vas a realizar y el ROI que vas a obtener necesita de un experto en el tema que pueda asesorarte y planificarte el terreno. Desde FireLion comprendiendo esta necesidad hemos empezado a realizar una serie de Packs al alcance de cualquier bolsillo para ayudar a las empresas en esta tarea.

4. Planifica una atención al cliente perfecta. En la mayoría de pequeñas empresas esta resulta ser una asignatura pendiente y que hoy en día más que nunca se han notado los efectos por descuidar esa parte del negocio. Procura localizar a un Asistente Virtual experto en el área comercial que pueda planificar y realizar un buen circuito de atención al cliente junto el servicio post venta.

Claro está que llegado a este punto del post, estarás pensando que resulta una inversión sumamente alta para lo pequeña que es tu empresa y además resulta impensable que puedas realizar esta inversión en la situación económica en la que estamos. ¿Y si te cuento que es más económica de lo que piensas?

Si utilizas soluciones Cloud Computing como las herramientas proporcionadas por Zoho (existiendo algunas versiones gratuitas en la primera etapa empresarial) y utilizas la Asistencia Virtual para tener a tus tres expertos verdaderamente más importantes en tu empresa, te va a resultar más económico de lo que tradicionalmente se conoce porque pagas por tiempo de trabajo real, no tienes que invertir en infraestructura porque cada asistente tienes las herramientas necesarias para desarrollar sus servicios y dispondrás de profesionales continuamente formados para ofrecer el mejor servicio a sus clientes.

Ya no hay excusas para adquirir tu kit de supervivencia empresarial.